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覚えるのはたったこれだけ「使えるExcel関数8選」効率アップ!

Excelの基本操作には慣れたけど関数は難しそうで手付かずな方も多いと思います。Excel自体が初心者から上級者までが使用するソフトなので関数の種類が多すぎるのも学習意欲がなくなる原因でもありますよね。

でも意外と上級者の人でも難しい検定や資格を取らずに現場で使用する場合は総数の20%もなく40種類も使わない事が多いです。

最も使用頻度が高い8種を覚えれば作業効率も格段にアップするはずです!

・「SUM関数」範囲内の合計を出すときに

使い方:「=SUM(範囲:範囲)」

合計を出したい範囲を入力する。

B列の「B2」から「B6」までの合計値を出す場合は

「=SUM(B2:B6)」と入力すると

「B7」にB2からB6の値の合計値が出ます。

その他の部分も同様に入力すると

「B7」から「D7」に合計値が出てきます。

・「SUMIF関数」条件にあった合計を出すときに

使い方:「=SUMIF(範囲1:範囲1、条件、範囲2:範囲2)」

「範囲1」から「範囲1」に「条件」があった場合に

「範囲2」から「範囲2」の合計値を出します

「E2」に「=SUMIF(A2:A18、D2、B2:B18)」と入力すると

「A列」に「D2」の「佐藤」がある場合に「B列」の合計値を出します

「D2」の部分は直接「文字列」をいれても合計できます。

・「AVERAGE関数」平均値を出すときに

使い方:「=AVERAGE(範囲:範囲)」

平均値を出したい範囲を入力します

「B2」から「B6」までの平均値を出したい場合は

「=AVERAGE(B2:B6)」と入力すると

 

範囲の平均値を出すことができます

・「MAX関数」最大値を出すとき

使い方:「=MAX(範囲:範囲)」

範囲の最大値を出します

「B7」に「=MAX(B2:B6)」と入力すると

「B7」に範囲の最大値が出てきます

  

他のセルも同様に入力すれば範囲の最大値が出てきます

・「MIN関数」最小値を出すとき

使い方:「=MIN(範囲:範囲)」

範囲の最小値を出します

「B7」に「=MIN(B2:B6)」と入力すると

「B7」に範囲の最小値が出てきます

他のセルも同様に入力すれば範囲の最小値が出てきます

・「SUBTOTAL関数」小計がある場合の合計を出すときに

使い方:「=SUBTOTAL(集計方法、範囲:範囲)」

範囲の値を指定した方法で計算します

・主な集計方法

1:平均 2:数値の個数 3:データの個数 4:最大値

5:最小値 9:合計値

各セルに「=SUBTOTAL(9、〇:〇)」と入力すると

※集計方法9は合計値。(SUM)と同じと思ってください

各セルに合計値が入りましたが

「B21」も「=SUBTOTAL(9、B2:B19)」になってますが

指定した範囲を「=SUBTOTAL」で計算していれば

「小計」や「中間」の合計値は足さずに計算できます

集計方法1の「平均」でも

「=SUBTOTAL」を抜いた値のみで「平均値」を出すことができます。

・「COUNTIF関数」文字列の数を出したいとき

使い方:「=COUNTIF(範囲:範囲、検索値)」

範囲内の検索値の個数を出します

「B18」に「=COUNTIF(B2:B16,”佐藤”)」)と入力すると

「B列」に「佐藤」と入ったセルの数を出します

「B2」から「D2」でも検索すると

このように同じ日に同じ担当が別エリアに行く等のミスをチェックするのにも

使用出来ます

・「IF関数」条件を満たしているか判定するとき

使い方:「=IF(範囲 比較演算子,正の場合、偽の場合)」

Excelの比較演算子の種類

・= 左右の値が等しいか ・<> 左右の値が等しくないか

・>  左の値が右の値より大きいか ・< 左の値が右の値より小さいか

・>= 左の値が右の値より大きいか等しいか

・<= 左の値が右の値より小さいか等しいか

「D2」に「=IF(B2>80,D1,E1)」と入力すると

「B2」は 「80」より小さい為、「偽の場合」の

「不合格」が出ます

他のセルも同様に入力すると

「B列」が条件の「80」より大きければ「合格」

小さければ「不合格」が出ます

・条件を複数使用する(AND)関数

使い方「=IF(AND(範囲 比較演算子(条件1)、範囲 比較演算子(条件2))、正の場合、偽の場合)」

「AND」を使用すると「=IF」の場合と比べて

「条件1」かつ「条件2」等の複数の条件が一致した場合も出せます

先ほどの「=IF」に付け加えて

「=IF(AND(B2>80,C2>80),D1,D2)」として

「C列」の値が「80」以上かの条件を付け加えました

両方の条件を満たす「水野」のセルにだけ「合格」が出ました

・いずれかの条件の場合(OR)関数

使い方:「=IF(OR(範囲 比較演算子(条件1)、範囲 比較演算子(条件2))、正の場合、偽の場合)」

「AND」の場合は(条件1)かつ(条件2)でしたが

「OR」の場合は(条件1)か(条件2)の場合に

対応する値を出します

先ほどの「AND」の代わりに

「=IF(OR(B2>80,C2>80),D1,D2)」として

「B列」か「C列」が「80」以上のセルに

「合格」が入りました

いかがでしょうか?

以上の8つの関数が個人的によく使う関数になります。

とりあえず使用頻度が高い関数を覚えれば一気に作業効率が上がる場合も多く

Excelがもっと身近に感じられると思います。

 

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